27:06, 27 Июнь 2019

Организация деловых поездок

uslugi

Организация деловых командировок – вопрос, который встает перед компаниями, в которых сотрудники периодически ездят в деловые поездки по России и за границу.

Если в компании нет сотрудника, который отвечает только за организацию таких поездок, эти вопросы часто решают секретари или сами работники предприятия. Трудовое законодательство не делит командировки на поездки внутри страны или за рубеж. Поэтому регламент направления сотрудников в любые деловые поездки не отличается.

Как правильно организовать?

Крупные западные компании на командировки каждый год тратят миллиарды долларов, и даже у небольших фирм эти расходы составляют значительную часть бюджета. Однако при системном подходе к этому вопросу удается добиваться существенной экономии.

Не всегда организатор виновен в том, что организация командировок и деловых поездок вызывает проблемы. Возможно, данному предприятию следует организовать путешествие другим способом, а этот – просто не подходит данной компании. Существует несколько вариантов организации, к которым можно прибегнуть в данном случае.

Через классическое турагентство

Такой способ подразумевает, что компания делает заявку в традиционное турагентство. Она содержит общие условия, включающие направление поездки, ее дату и число командированных сотрудников. Агентство берет все организационные работы на себя и занимается бронированием.

Онлайн-сервисы

За последние десятилетие туристическая отрасль претерпела сильные изменения. Традиционные агентства заменили ИТ-компании, предоставляющие больший выбор за меньшую стоимость, к примеру:

и др. онлайн сервисы организации командировок. Они позволяют клиенту максимально автоматизировать процесс организации деловой поездки (от бронирования до документооборота).

Также, большие компании под свои нужды могут разрабатывать собственные корпоративные онлайн сервисы.

55e477dc053cdservices-img1

Самостоятельно

Если работник отправляется в служебную поездку самостоятельно, собирать чеки и документы ему также придется самому. Могут возникнуть проблемы с налоговой отчетностью, так как в таких условиях трудно достичь идеального документооборота.

Такая организация командировок допустима, если речь идет о единичных случаях. Тогда предприятие больших финансовых потерь не несет. Но, если количество поездок возрастет, появляется необходимость фиксирования документов и командировочных расходов сотрудника. При самостоятельной организации сотрудники компании должны быть готовы к тому, что в командировках им придется собирать все чеки самостоятельно, при этом, если сотрудник потеряет отчетные документы, то расходы придется покрывать из собственного кошелька.

Как минимизировать расходы?

В этих целях компании могут предпринять следующие шаги:

  • нанять тревел агентства для проведения аудита и организации тревел политики компании;
  • усилить контроль над расходами посредством регламентирования;
  • оптимизировать затраты на проживание и проезд;
  • воспользоваться online сервисами для бронирования билетов, отель и документооборота деловых поездок.

Планируя расходы на деловые поездки не стоит ограничиваться общей суммой. Ее следует детализировать по датам, направлениям следования, по работникам и целям командировки. Малоэффективные поездки на этапе планирования необходимо отсекать.

Поделитесь своим мнением

Пожалуйста, зарегистрируйтесь, чтобы комментировать.

Новости Украины, России и СНГ © 2019 ·   Войти   · Тема сайта и техподдержка от GoodwinPress redizayn by admin v.5.0 Наверх
Top